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Datos: ¿cuál es el papel del Controller (control de gestión) frente a los responsables operacionales?

Los sistemas de información permiten procesar datos masivos y producir indicadores de rendimiento en tiempo real. El buscar la calidad de estos datos, se justifica por el papel que desempeñan en vida económica de la empresa y porque permiten anticipar correctamente la evolución de la empresa.

¿Cuáles son las expectativas de los responsables operacionales en materia de bases de datos?

El personal operacional espera datos que sean:

  • Confiable, que refleje la realidad de las operaciones.
  • Comprensible, al expresarse en el idioma del oficio, sin jerga ni acrónimos.
  • Fácil de leer porque se presentan de manera visual, llamando la atención sobre lo que es importante.
  • Disponible con una frecuencia adaptada a sus necesidades de respuesta.

Estos datos deberían permitirles prepararse para la acción. Pero para ello, necesitan tener:

  • Cifras, con comentarios explicando los resultados, las acciones en curso, las decisiones a tomar y las recomendaciones.
  • Una estimación de los impactos anuales de las desviaciones observadas y los planes de acción previstos.
  • Buena visibilidad para decidir, con datos del pasado (historia, tendencias) pero también del futuro (proyecciones).

¿Cómo puede rospender el Controller de forma efectiva ante estas expectativas?

Para cumplir efectivamente con estas expectativas, el auditor debe hacer que los datos sean confiables, comprensibles, fáciles de leer y estén siempre disponibles.

Para hacer que los datos sean confiables, se trata de:

  • Comparar los datos producidos con otras fuentes de información.
  • Mantenerse informado sobre todo lo que ocurre en la empresa.
  • Configurar una biblioteca de indicadores a la que pueda acceder todo el personal operativo.
  • Participar en la implementación de sistemas de información.
  • Nunca negar u obviar los datos.

Para que los datos sean comprensibles, el Controller puede:

  • Reemplazar los acrónimos con palabras sencillas (o definiéndolos).
  • Utilizar (si es posible) la jerga operativa.
  • Aclarar la utilidad y la importancia de los indicadores solicitados en los informes.
  • Seleccionar los indicadores de dirección con el personal operativo.
  • Definir los términos financieros.
  • Capacitar al personal operativo para leer datos económicos y financieros.

Para que los datos sean fáciles de leer, es recomendable:

  • Seleccionar los indicadores de rendimiento y dirección más útiles.
  • Usar varios paneles en lugar de solamente uno.
  • Reemplazar los números por gráficos.
  • Adaptar el formato de los paneles a las preferencias del usuario.
  • Resaltar los datos más importantes.

Para que los datos estén disponibles es necesario que se difundan con:

  • Una frecuencia adaptada a las necesidades de reactividad: define la frecuencia de producción de los indicadores.

El control integral de los datos requiere tiempo y recursos. Para combinar disponibilidad y confiabilidad, el Controller puede desarrollar un sistema que verifique la coherencia de los datos, y  podría definir umbrales para el análisis en valor absoluto o relativo (que se determinará de acuerdo con la criticidad del negocio).


Autor original: Caroline Selmer,
Manager Offre et Expertise. Cegos France.

 

 

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