Trucos para reuniones eficaces

A medida que avanzamos en responsabilidades las reuniones pasan a formar parte habitual de nuestro día a día. Son importantes, sí, pero muchas veces ocupan tantas horas de nuestro horario de oficina que llegan a convertirse en auténticas ladronas de tiempo.
No existen fórmulas mágicas para ahorrar minutos, aunque siempre podemos intentar hacerlas lo más productivas posible.

Lo primero pasa por preguntarnos: ¿Es necesaria?

A día de hoy tenemos a nuestra disposición una variedad infinita de recursos que nos permiten sustituir reuniones que serían improductivas por otras alternativas más rentables en términos de tiempo, por ejemplo, un email, una videoconferencia o a través de apps de mensajería instantánea.
Una vez analizado esto, si aún tenemos claro que la mejor opción es celebrar una reunión, la segunda fase por la que debemos pasar es la planificación. Ya que estamos cogiendo tiempo de otras personas, tenemos que intentar ser lo más eficientes posibles para evitar que éstas pierdan su tiempo.

¿La mejor opción? Prepararlo todo previamente, planificando la reunión con tiempo para que todo el mundo pueda organizarse e invitando solo a las personas indispensables.

También es muy importante definir el objetivo de la reunión, evitando temas que no guarden relación y centrando el motivo principal por el cual fijamos el encuentro. Así conseguiremos evitar la parte de explicaciones iniciales al tiempo que todos los asistentes acudirán con los puntos a tratar previamente estudiados.

El tiempo es oro.

Por eso, si aún con estas indicaciones tus reuniones se alargan, puedes tener en cuenta los siguientes trucos:

  • Reuniones de pie. La ausencia de sillas provoca que las reuniones duren hasta una tercera parte menos.
  • Tomar las notas a mano. El móvil, Tablet, portátil… Todos estos dispositivos tan prácticos solo harán que perdamos más tiempo. Además, evitaremos que los asistentes pierdan la atención.
  • Evitar los monólogos. Es importante que participen todos los asistentes, pero aportando, no divagando. Tiene que haber cabida para el diálogo y para la discusión.

Seguir esta serie de consejos no solo nos hará más sencillo aprovechar el tiempo, sino que también aprenderemos a no perderlo y a ser más productivos.

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