Sistema de Gestión de Información

5 requisitos del Sistema de Gestión de Información

Una buena gestión de la información es fundamental para el correcto funcionamiento de una empresa. Con la aparición de las NTCI’s (Nuevas Tecnologías de la Comunicación y la Información) se ha mejorado mucho el nivel de accesibilidad a grandes volúmenes de información.

En la actualidad lo normal es que prácticamente todos los empleados de la empresa, tengan acceso a una gran cantidad de información, a través de los sistemas de gestión de información de la compañía (la nube), algo que facilita mucho los trámites a la hora de conseguir documentación, que acelera notablemente la actividad empresarial. Aunque un buen sistema de gestión de información empresarial, no consiste solo en la accesibilidad al alto volumen de información disponible, es mucho más que eso:

  1. Organización: Un buen sistema de gestión de información empresarial, debe contar con la posibilidad de organizar los diferentes archivos y documentos, por departamento, proyectos, o tipos de archivo. De esta manera se producirá un aumento de la efectividad, y una reducción de tiempo y costes a la hora de localizar la documentación necesaria para cada operación.
  2. Confidencialidad: Existen un gran número de documentos, con un alto grado de confidencialidad que no pueden estar al alcance de todos los miembros de la compañía. En muchos casos el correo electrónico no es lo suficientemente seguro, y es necesario que el sistema de gestión de información cuente con la posibilidad de crear carpetas seguras, con control de acceso.
  3. Acesibilidad: Una vez realizada la inversión en la instalación de un sistema de gestión de información, es importante que sea efectiva para todos los miembros de la empresa, sea cual sea sus conocimientos informáticos. Por este motivo uno de los requisitos fundamentales es que sea una herramienta intuitiva, y no suponga una pérdida de tiempo, cada vez que se quiera recuperar un archivo o documento.
  4. Sincronización: Desde los sistemas de gestión de información se almacenarán todo tipo de información referente a la empresa, por lo que resulta muy útil, que en el caso de algunos documentos o bases de datos, que requieren de una actualización inmediata de los cambios o actualizaciones, está se produzca automáticamente realizando un reemplazo del antiguo documento, o manteniendo los dos en función de los objetivos.
  5. Implementación: Este punto no depende tanto de la calidad del sistema de gestión de información, sino que es tarea de los miembros de la compañía. Para que este sistema sea efectivo debe fomentarse su uso entre todos los empleados, desde la dirección, hasta los trabajadores. De poco servirá realizar esta inversión si después por su escasa implementación interna no podemos sacarle el máximo partido.

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