10 consejos para crear una buena ‘house organ’ en tu empresa

Anteriormente hablábamos de la importancia de la implantación de la comunicación interna dentro de una compañía con el objetivo de comprometer a los trabajadores y captar talento. Para ello elaboramos un acróstico de la palabra “comunicación”, conformado por 12 conceptos clave: conocimiento, objetivos, motivación, unión, necesidad, identidad, clima laboral, auditoría interna, cultura empresarial, intranet, organización y nosotros. Una vez conocida la esencia y los pilares sobre los que se construye esta relación más directa con el empleado, hay que manejar las herramientas a través de las cuales podemos desarrollar esta nueva forma de reforzar la cultura empresarial. Hoy valoramos la utilidad de una house organ dentro de una organización.

Una house organ o revista interna es un boletín cuyo objetivo es informar a los empleados de una empresa sobre la misma, para fomentar su participación e incrementar el sentido de pertenencia de cada uno de ellos. En ella puede encontrarse información de diferente tipo: logros, nuevas incorporaciones, actos públicos, actividades y concursos, nuevos productos y servicios, etc. Al mismo tiempo los contenidos de esta publicación dependerán de la estrategia empresarial y del tipo de actividad de la corporación en la que se cree. En definitiva, se puede considerar una de las principales herramientas de diálogo para todos los stakeholders internos y uno de los elementos que mejor define la identidad corporativa, un elemento sin duda que habrá que comunicar y transmitir a los trabajadores.

Una vez conocida la definición de esta herramienta, hemos querido establecer un compendio de diez normas básicas a tener en cuenta para realizar la primera edición de nuestra house organ:

  1. Antes de crear, hay que investigar nuestro entorno. No deberíamos ofrecer a los trabajadores un producto estándar que al final no leerán. Hay que conocer sus intereses y sus competencias. Por ejemplo, puede que a nuestros empleados no les guste leer textos demasiado extensos. Al mismo tiempo es indispensable conocer la estrategia de la empresa, su cultura, sus necesidades y sus debilidades para que esta acción vaya orientada a mejorar sus problemas internos. Solo así la revista cumplirá los objetivos marcados en nuestro plan de comunicación.
  2. La cultura corporativa es la esencia de una revista interna. Como ya hemos comentado, es fundamental que el objetivo de esta publicación persiga reforzar la cultura empresarial y el sentido de pertenencia por parte de los trabajadores. Para ello la información ha de ser totalmente transparente. También será muy importante que los contenidos comuniquen cada uno de los valores por los que se define la empresa, para que poco a poco sean asimilados por las personas que la forman.
  3. La cultura corporativa no es la única protagonista de la publicación. Aunque la revista interna es fundamentalmente un documento para informar a todos los trabajadores de lo que está sucediendo en la empresa y cómo se relaciona esta con su entorno, no es lo único que debe incluir. Hablar solo de la compañía podría aburrir a los lectores y, por lo tanto, conseguir que esta herramienta no tenga éxito. De vez en cuando sería conveniente incluir otros temas, como por ejemplo un reportaje de viajes o alguna propuesta cultural para el tiempo de ocio.
  4. Su difusión es crucial, por tanto esta ha de llegar a todos los empleados. La comunicación interna persigue que las relaciones fluyan entre diferentes escalas jerárquicas, por lo que es fundamental asegurarnos de que la revista llegue a todos los empleados, incluso a las personas subcontratadas. Cada una de ellas es esencial para el funcionamiento de la compañía, y todas ellas en su conjunto hacen posible el desarrollo de una cultura empresarial diferenciadora y esencial para la captación de talento.
  5. La periodicidad es clave para la continuidad de la house organ. Una revista interna exige un gran compromiso, esfuerzo y un número considerable de horas de trabajo. Tenemos que plantearnos si nuestros recursos van a permitirnos seguir editando un ejemplar cada cierto tiempo. Para ello es esencial valorar la capacidad del equipo de comunicación e identificar a los empleados más motivados. El primer ejemplar exigirá determinar desde el principio la regularidad de su publicación.
  6. En este caso, una imagen sí puede valer más que mil palabras. Normalmente, una revista interna muy cargada de textos extensos no contribuirá a aumentar su  número de lectores. Esto es un problema, ya que el objetivo de este boletín es comunicar a los empleados un cierto número de noticias, valores o informaciones en general. Normalmente una estrategia común es utilizar muchos elementos audiovisuales en los que los propios trabajadores sean los protagonistas para incrementar su lectura.
  7. No es un medio de comunicación ad hoc, pero ha de seguir unos criterios establecidos con anterioridad. Nuestra revista interna no es un periódico de tirada nacional que tenga que seguir con un ritmo acelerado los acontecimientos de la actualidad. No por ello no ha de estar bien escrita, editada y estructurada. Es importante que haya unas mínimas normas de estilo, un coordinador y una estructura fija de secciones para que los empleados no tengan la sensación de leer una publicación diferente cada tres o seis meses.
  8. Los empleados son los mejores prescriptores, y algunos pueden ser buenos redactores. Aunque esta herramienta pueda ser competencia directa del departamento de comunicación, no conviene que sea exclusiva de este equipo. Hay que recordar que nuestro objetivo es fomentar el sentimiento de pertenencia, por lo que puede que haya trabajadores que tengan ganas de colaborar. Aprende a identificarlos y conviértelos en prescriptores de tu empresa. Probablemente se conviertan en nuestros redactores mejor valorados.
  9. Los contenidos que fomenten la participación garantizan el éxito de esta herramienta. Además de información, los lectores de nuestra empresa buscarán un beneficio más atractivo a la hora de decidir si seguirán leyendo la publicación o no. Para ello se puede crear una cuenta de correo desde la cual puedan proponer mejoras o sugerencias de temas, o convocar diferentes concursos que les empujen a participar. Entre los posibles concursos se pueden destacar algunos ejemplos, como la elaboración de postales navideñas, la propuesta de ideas innovadoras o un certamen literario.
  10. Evalúa la acogida de la revista interna antes de lanzar el segundo número. Una vez lanzado el primer número, sería muy útil realizar un postest para conocer la opinión de los lectores. Una vez realizada la encuesta se podrá conocer si la revista les ha resultado interesante, qué secciones han gustado más y cuáles menos, o si merecerá la pena seguir con la edición del siguiente número. Como hemos dicho, la elaboración de este elemento de la comunicación interna es costosa y requiere mucho esfuerzo, algo que merecerá la pena si cubre algún objetivo de nuestro plan.

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